6. Publier

Publier consiste à transformer un document dans un format adapté à sa diffusion, via une feuille de style qui définit son aspect graphique final.

Figure 18. Gestion des publications

Gestion des publications

[Note]Mises en pages personnalisées

Les feuilles de style avancées ne sont pas personnalisées par défaut. Elles sont fournies par NeoDoc sur demande pour une mise en page ou des transformations de données spécifiques.

6.1. Créer une publication

[Important]

Les instructions ci-dessous concernent la publication de la version actuelle du document. Pour publier une version particulière d'un document voir Publier une version particulière.

[Astuce]Publications d'un document créé à partir d'un modèle

Les publications définies sur un modèle sont automatiquement recréées sur les instances de ce modèle (Créer un modèle de contenu).

  1. Cliquez sur l'icône correspondant au document.

  2. Cliquez sur + Ajouter.

Procédure 7. Créer une publication basée sur une autre publication

  1. Cliquez dans le champ Basée sur, sélectionnez une publication existante.

    Le nom d'une publication-modèle est composé de [Nom de publication (label du document)].

    Par défaut, tous les modèles de publications se trouvent dans la rubrique « Autres ». Au fur et à mesure de leur utilisation, les publications-modèles les plus utilisées composent la rubrique « Plus utilisées ».

    Le chiffre à côté de l'étoile indique le nombre de fois où cette publication a été utilisée comme modèle.

    Il est possible de cliquer sur l'étoile pour définir les publications-modèles comme favorites.

  2. Dans la rubrique Nom, le nom de publication par défaut reprend automatiquement celui figurant dans Basée sur. Renommez la publication si vous le souhaitez.

  3. Tous les paramètres présents dans le modèle se remplissent automatiquement. Définissez un modèle du nom de sortie si besoin.

  4. Cliquez sur Valider.

Procédure 8. Créer une publication avec le paramétrage manuel

  1. Ignorez le champ Basée sur et saisissez un nom pour identifier la publication.

  2. Sélectionnez un format de sortie dans la liste déroulante.

  3. Sélectionnez le cas échéant un format de mise en page.

  4. Cliquez sur Valider.

[Important]

Filtres. Les valeurs sélectionnées dans l'onglet « Filtres » sont à appliquer pour une publication ciblée (voir Définir les critères de filtrage d'une publication).

[Astuce]

Pour le paramétrage de publications plus avancé, référez-vous à Paramétrer la publication.

6.1.1. Filtrer du contenu

Cette fonctionnalité permet de filtrer des éléments qui ne correspondent pas à un objectif de publication. Ceci permet par exemple de générer deux versions d'un même document à destination de deux publics qui n'ont pas besoin exactement des mêmes informations.

Les trois étapes du filtrage

6.1.1.1. Définir les critères de filtrage d'une publication

Les attributs personnalisés sont listés et leurs valeurs sont sélectionnables sans risque d'erreur :

Figure 19. Filtrage d'une publication

Filtrage d'une publication

[Important]

Les éléments de contenu du document qui ne possèdent aucun critère de filtrage sont publiés normalement.

6.1.1.2. Règles du filtrage et restrictions du profilage

Pour qu'une publication ciblée se génère correctement, les informations de filtrage définies pour une publication et les informations de profilage définies au niveau du contenu dans l'éditeur doivent être cohérentes.

Consultez les cas de restrictions les plus fréquents et les méthodes de détection de problèmes potentiels impactant les publications Détecter les problèmes potentiels liés au profilage.

6.1.2. Paramétrer la publication

Figure 20. Paramètres d'une publication

Paramètres d'une publication

Pour les utilisateurs avancés, cette fenêtre va permettre de modifier tous les paramètres possibles de la publication :

Nom

  • Ce nom permet notamment de nommer le(s) fichier(s) résultat de la publication.

Nom de sortie et Modèle de nom de sortie

Le nom de sortie s'attribue à une publication lors de son téléchargement ou son envoi vers un serveur externe (voir Envoyer résultat vers). Par défaut, le nom de sortie est identique au nom. Il est possible de paramétrer le nom de sortie :

  • en le modifiant directement dans le champ dédié ;

  • en définissant son modèle avec un set de variables.

Les variables disponibles sont :

  • filename  : nom « technique » du fichier ;

  • title  : titre du document ;

  • label  : label du fichier ;

  • revision  : version (visible dans la liste des documents) attribuée par Calenco pour le document ;

  • language (ou LANGUAGE pour l'affichage en majuscule)  : version linguistique du document ;

  • startTimestamp : timestamp de début de la toute dernière publication ;

  • startDate : date de début de la toute dernière publication ;

  • lastModifiedTimestamp : timestamp de la dernière modification du document ;

  • lastModifiedDate  : date de la dernière modification du document.

Par exemple, en paramétrant la variable title suivie de la variable language vous bénéficiez du nom de publication traduit avec l'indication de la langue cible, une fois le document concerné est de retour dans Calenco après la traduction.

Format de sortie

  • Choisissez le format de sortie dans la liste.

Options

Les options sont spécifiques à chaque format de sortie. Les principales options sont :

  • pdfprofile=PDF/X-3:2003

    Produit un PDF conforme à la norme PDF/X :

    • toutes les polices sont intégrées au PDF ;

    • les images avec de la transparence ne sont pas supportées.

  • convert.mathml=[svg|png]

    Spécifie le format de conversion des formules mathématiques MathML dans les publications HTML.

  • convert.mathml.size=[12]

    Spécifie la taille de la police à utiliser pour publier les formules MathML, si le paramètre convert.mathml est utilisé.

  • images.maxsize=[1000]

    Spécifie la taille maximale en pixels (largeur ou hauteur) des images bitmap. Utile pour réduire le poids des publications.

Mise en page

  • En fonction du format de sortie, choisissez la feuille de style correspondant à la mise en page souhaitée.La provenance de la feuille de style sélectionnée - espace de travail source (dans le cas des espaces partagés) et / ou la langue de stockage - est indiquée à gauche du label de cette feuille de style :

Paramètres de la feuille de style

  • Paramètres pour personnaliser la publication.

    [Astuce]

    L'effet est différent en fonction de votre feuille de style - néanmoins les feuilles de style de base sont sensibles aux paramètres de publication standard.

[Note]

Protection des publications PDF. Les PDF produits par Calenco sont conformes à Acrobat Reader·:

  • Leur ouverture peut être bloquée par un mot de passe à l'ouverture (mot de passe lié à la publication pour le personnaliser et le changer périodiquement) ;

    user-password=UnMotDeP@sseC_mp_qué

  • Ils peuvent être rendus non-imprimables ;

    noprint=true

  • Leurs contenus peuvent être non-copiables.

    nocopy=true

Envoyer résultat vers

  • Si l'administrateur de l'espace de travail en a configuré un, vous pourrez choisir ici d'envoyer le résultat de la publication vers un serveur externe (FTP, SFTP, email, Sharepoint, OneDrive). Pour en savoir plus, consultez Connecter des serveurs de stockage.

Chemin distant

  • Indiquez le chemin (lien) vers un dossier spécifique sur le serveur externe.

6.2. Gérer les publications

Il est possible d'accéder aux publications soit via l'icône de chaque document, soit via l'onglet Publicationsde l'interface qui donne accès à l'ensemble des publications disponibles sur l'espace de travail et la langue courante.

6.2.1. Accéder à la liste des publications d'un document

Cette fonctionnalité liste les publications existantes, éventuellement pour les modifier, les supprimer ou en créer de nouvelles.

6.2.1.1. Automatisation

Mise à jour de la publication

  • Automatique : la publication est mise à jour dès qu'un contenu ou la feuille de style est mis à jour et le fichier concerné est fermé dans l'éditeur ;

  • Manuelle : la publication est mise à jour lorsque l'utilisateur la régénère.

Cochez ou décochez la case Auto pour passer d'un mode à l'autre.

[Note]

Il est possible d'annuler les publications en cours de création ou régénération en appuyant sur .

Interprétation du statut de la publication

  • publication obsolète ;

  • publication à jour ;

  • publication en échec. Consultez les logs dans le menu Actions ou contactez le support technique ;

  • pour les publications distantes, en cours d'envoi vers le serveur FTP ou par mail ;

  • publication distante en échec. Vérifiez la validité des paramètres du serveur FTP et modifiez-les si besoin ;

  • publication effectuée avec contenu inclus manquant. Cliquez sur l'icône pour lire le rapport ;

  • publication en échec avec contenu inclus manquant. Cliquez sur l'icône pour lire le rapport.

[Attention]Durée de publication

Si beaucoup de publications sont en mode automatique et que vous modifiez un contenu réutilisé largement, toutes ces publications seront régénérées à chaque enregistrement ! Ceci risque d'entraîner des temps de publication très longs.

6.2.2. Télécharger le résultat

Vous pouvez télécharger la publication sur votre ordinateur quel que soit le format. Une publication au format Web est téléchargée via une archive .zip contenant l'ensemble des ressources nécessaires à la navigation.

6.2.3. Partager une publication

Cliquez sur l'icône de partage  pour copier l'adresse de la publication et la partager par mail ou sur d'autres médias (LinkedIn, Twitter, Facebook...).

Calenco peut aussi créer directement un mail contenant ce lien en utilisant votre application de messagerie via l'icône .

[Avertissement]Sécurité des données

La publication concernée sera accessible, sans mot de passe, à toute personne disposant du lien.

6.2.4. Signer électroniquement une publication

[Note]

Cette fonctionnalité est une option qui fonctionne en lien avec votre compte DocuSign.

Après avoir souscrit l'abonnement à cette fonctionnalité dans le menu principal → Mon abonnement, le responsable de compte client peut activer l'option via le menu principal → Espaces de travail dans Actions → Fonctionnalités.

L’icône  permet de transférer la publication PDF de votre document vers DocuSign pour signature :

Figure 21. Paramétrage d'une signature électronique

Paramétrage d'une signature électronique

Les destinataires désignés recevront un e-mail de la part de DocuSign avec le sujet et le corps du message entrés dans Calenco.

Le nombre de signataires à définir pour un document est illimité.

Reportez-vous à la rubrique Signature électronique pour préparer vos documents à la signature électronique.

6.3. Feuille de style Reveal

L'utilisation de la feuille de style Reveal permet de publier un document en format de présentation HTML.

La navigation dans la présentation reveal s'effectue via la table des matières cliquable ou à l'aide des flèches positionnées en bas à droite de chaque diapositive.

[Important]

Si la feuille de style reveal-calenco.xsl n'est pas présente dans votre espace de travail, contactez le support technique de NeoDoc.

6.3.1. Éditer le contenu xml

L'élément de structure à utiliser pour la rédaction du contenu est article.

Le contenu est organisé entre deux niveaux de sections :

  • chaque premier niveau de section est une diapositive avec le défilement horizontal.

  • les sections de niveau 2 génèrent des diapositives avec le défilement vertical.

    Les contenus sont considérés comme des sous-parties de la section de niveau 1. Dans ce cas :

    • la section de niveau 1 doit contenir uniquement le titre qui apparaîtra dans toutes les sous-parties dans la publication.

    • le titre des sections de niveau 2 peut rester vide, si nécessaire.

[Important]

Veuillez à surveiller à ce que le contenu de chaque section tienne sur une diapositive. Cette feuille de style ne propose pas de passage automatique à la diapositive suivante.

6.3.2. Créer une publication

  1. Sélectionnez le format de sortie : HTML 5 Format (Multiple Pages).

  2. Sélectionnez la mise en page : reveal-calenco.xml (ou le nom donné à votre feuille de style reveal personnalisée).

6.3.3. Paramétrer des fonctionnalités

Afficher une image sur la page de garde

Deux méthodes existent :

Procédure 9. Méthode 1

  • Dans l'éditeur, placez une image dans article > info> cover.

    [Note]

    Cette méthode permet de modifier les dimensions de l'image.

Procédure 10. Méthode 2

  1. Dans les paramètres de la publication, utilisez titlepage.image.

  2. Indiquez le chemin du fichier et le nom du fichier. Exemple pour un fichier stocké dans la langue Français : fr/monfichier.jpg

Procédure 11. Afficher une image dans le pied de page

  1. Dans les paramètres de la publication, utilisez logo.image.

  2. Indiquez le chemin du fichier et le nom du fichier. Exemple pour un fichier stocké dans la langue Français : fr/monfichier.jpg

Procédure 12. Intégrer une vidéo

  1. Récupérer le lien de partage de la vidéo sur la page Youtube, Vimeo ou votre serveur.

  2. Dans l'éditeur ajoutez l'élément videoobject.

  3. Pour l'élément videodata collez le lien dans l'attribut fileref.

Procédure 13. Modifier le nombre de colonnes dans la table des matières

  • Dans les paramètres de la publication utilisez toc.column.count avec la valeur souhaitée.

Positionner une image sur la page. L'image est centrée horizontalement sur la page à condition qu'au moins une propriété de sa largeur ou hauteur soit renseignée.

Affichage successif des éléments d'une diapositive. L'attribut role=incremental peut être utilisé pour déclencher un affichage successif des éléments sur la diapositive.

Cet attribut peut être appliqué sur une liste à puce ou ordonnée. Dans ce cas, il faut attribuer à chaque item de cette liste le role=fragment pour les faire apparaître l'un après l'autre.

[Note]

Il est possible d'utiliser d'autres fonctionnalités existantes pour cette feuille de style par exemple :

  • puces de liste personnalisées ;

  • couleur de l'arrière-plan des diapositives...

Leur paramétrage demande un développement spécifique pour la personnalisation de la feuille de style fournie.